Wanneer een organisatie snel groeit over verschillende landen, groeit productdata vanzelf mee. Niet alleen in volume, maar vooral in complexiteit.
Bij Medi-Market kwam productinformatie uit meerdere externe systemen en landen samen. Tegelijk konden gebruikers ook zelf producten aanmaken. Dat maakt productverrijking flexibel, maar vraagt ook om duidelijke afspraken, controlepunten en workflows.
De kernvraag was niet alleen technisch. Het ging vooral om dagelijkse werkbaarheid: hoe laat je verschillende gebruikers, landen en databronnen samenwerken in één PIM-omgeving, zonder dat controle en datakwaliteit verloren gaan?
YellowGround stapte in na de MVP-fase van het Syndigo-traject. De eerste opzet stond er al. De opdracht was geen volledige herimplementatie, maar het stabiliseren van het systeem en het doorvoeren van gerichte verbeteringen op basis van concrete noden uit de praktijk.
Ook nabijheid speelde daarin een rol. Met een hoofdkantoor in België zocht Medi-Market een partner die snel kon schakelen en de overdracht van het systeem van dichtbij kon opnemen. YellowGround ging in de beginfase enkele keren ter plaatse om de omgeving goed te leren kennen en de juiste context mee te nemen.
Daarna verliep de samenwerking via de business analyst van Medi-Market. In een dagelijkse meeting werden taken besproken en opgevolgd. Zo konden verbeteringen gericht worden geanalyseerd, uitgevoerd en afgestemd.
Stabiliseren na MVP
Na de eerste livegang lag de focus op stabiliteit en gebruiksgemak. Niet door het traject opnieuw te starten, maar door de Syndigo-omgeving na MVP stap voor stap beter af te stemmen op wat gebruikers nodig hadden in hun dagelijkse werking.
YellowGround werkte onder meer aan:
- extra validaties om de datakwaliteit te verhogen;
- nieuwe user rollen om dataverrijking beter af te bakenen;
- verbeteringen aan de user interface;
- extra velden om meer productdata te kunnen verrijken;
- een rollbackmogelijkheid wanneer er fouten waren gemaakt op productniveau.
Het zijn precies dit soort verbeteringen die in een PIM-traject vaak het verschil maken na de eerste livegang. De eerste versie staat er dan wel, maar de echte waarde ontstaat pas wanneer het systeem betrouwbaar, duidelijk en werkbaar wordt voor de teams die ermee werken.
Betere datakwaliteit via validaties
Een van de belangrijkste verbeteringen was het toevoegen van extra validaties. Die helpen om fouten vroeger in het proces op te vangen, voordat productdata verder doorstroomt naar andere systemen.
Voor een organisatie met meerdere landen, externe databronnen en verschillende gebruikers is dat belangrijk. Hoe meer mensen en bronnen betrokken zijn, hoe groter de nood aan controle tijdens het proces. Datakwaliteit mag dan niet afhangen van correcties achteraf, maar moet zo veel mogelijk ingebouwd worden in de manier van werken.
Duidelijkere rollen voor productverrijking
Naast validaties werden ook nieuwe user roles opgezet. Daarmee kan beter worden afgebakend wie welke data mag verrijken of aanpassen.
Dat maakt de samenwerking tussen gebruikers en departementen duidelijker. Teams kunnen in hetzelfde systeem werken, zonder elkaars data te overschrijven. Zo wordt Syndigo PIM niet alleen een centrale plek voor productdata, maar ook een omgeving waarin samenwerking beter wordt gestuurd.
Productdata en assets in één omgeving
Ook assets werden centraler in het PIM-proces opgenomen. Waar beelden en documenten eerder in een ander systeem werden bewaard, kunnen ze nu samen met de productdata in dezelfde omgeving worden beheerd.
Dat zorgt voor meer overzicht en maakt productverrijking vollediger. Voor gebruikers betekent het vooral dat productinformatie en bijhorende assets minder verspreid zitten.
Integraties met externe databronnen
Syndigo PIM verzamelt input van externe dataleveranciers en exporteert productdata richting een integration layer. Zo kan productinformatie centraal worden verrijkt en daarna verder doorstromen naar andere systemen.
Voor Medi-Market is dat belangrijk om productdata over verschillende landen en contexten heen consistenter te beheren.
