Bij YellowGround begrijpen we hoe belangrijk data governance is voor organisaties. Het goed beheren van data is essentieel om een consistente en nauwkeurige productinformatie te kunnen leveren aan klanten en partners, wat resulteert in verbeterde efficiëntie, hogere klanttevredenheid en verhoogde verkoop.
In deze blog leggen we uit wat data governance & PIM betekenen voor bedrijven en hoe PIM kan helpen bij het implementeren van een effectief data governance-framework.
Data governance is het proces van het definiëren en beheren van de procedures, beleidslijnen en standaarden die worden gebruikt om bedrijfsdata te beheren en te gebruiken. Dit omvat alle aspecten van datamanagement, inclusief het vaststellen van normen voor de kwaliteit van data, het bepalen wie toegang heeft tot bepaalde informatie en hoe deze wordt gebruikt, het beschermen van de vertrouwelijkheid en integriteit van data, en het waarborgen van naleving van wettelijke en regelgevende vereisten.
Voor veel bedrijven is data een van hun meest waardevolle bedrijfsmiddelen. Data kan helpen bij het verbeteren van klantrelaties, het optimaliseren van bedrijfsprocessen en het ontwikkelen van nieuwe producten en diensten. Daarom is het van cruciaal belang dat bedrijven in staat zijn om hun data goed te beheren. Want dit heeft een positief effect op de traceability van ingrediënten, betere en accuratere packaging informatie voor logistics, minder retouren door consistentere en volledigere data richting de eindklant…
Wanneer bedrijven geen effectief data governance-framework hebben, kunnen ze te maken krijgen met een aantal uitdagingen, waaronder:
Slechte gegevenskwaliteit: Slecht beheerde gegevens kunnen leiden tot onnauwkeurigheden, inconsistenties en fouten in besluitvorming en rapportage.
Risico’s voor gegevensbeveiliging: Bedrijven die geen effectieve data governance hebben, kunnen risico’s lopen op het gebied van gegevensbeveiliging en privacy, zoals onbevoegde toegang tot gegevens en inbreuken op de gegevensbeveiliging.
Vertraagde processen: Slecht beheerde gegevens kunnen leiden tot vertragingen in bedrijfsprocessen en hogere kosten als gevolg van inefficiëntie.
De vijf componenten van data governance zijn:
Strategie: Dit omvat het ontwikkelen van een visie en doelstellingen voor gegevensbeheer, evenals het opstellen van beleid en procedures om deze doelstellingen te bereiken.
Beheer: Dit omvat het beheren van gegevens en het opzetten van processen en procedures om gegevens te verzamelen, op te slaan, te beheren en te delen, inclusief het aanwijzen van eigenaren en het toewijzen van verantwoordelijkheden.
Architectuur: Dit omvat het ontwerpen van een data-architectuur, inclusief de structuur van de gegevens, de terminologie en de relaties tussen verschillende datasets.
Kwaliteit: Dit omvat het meten en beheren van de kwaliteit van de gegevens, inclusief het vaststellen van kwaliteitsnormen en het uitvoeren van kwaliteitscontroles.
Beveiliging en privacy: Dit omvat het beschermen van gegevens tegen ongeautoriseerde toegang, het beschermen van de privacy van individuen en het voldoen aan de relevante wet- en regelgeving.
Maak een duidelijk en gedocumenteerd data governance framework dat de rollen en verantwoordelijkheden van alle belanghebbenden beschrijft.
Zorg voor betrokkenheid van het senior management en maak duidelijk dat data governance een bedrijfsbrede verantwoordelijkheid is.
Identificeer en benoem data-eigenaren om duidelijkheid te verschaffen over wie verantwoordelijk is voor welke gegevens.
Stel duidelijke kwaliteitsnormen en -metrieken vast en monitor regelmatig de kwaliteit van de gegevens.
Zorg voor regelmatige training en bewustmaking van werknemers over de waarde van gegevens en de juiste manier van gegevensbeheer.
Gebruik technologieën om het beheer en de beveiliging van gegevens te ondersteunen, zoals beveiligde opslag, gegevensencryptie, toegangscontrole en monitoring.
Houd het data governance framework up-to-date en zorg voor regelmatige evaluatie en beoordeling om te zorgen dat het blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie en de veranderende regelgeving.
Wat kan PIM betekenen voor data governance?
PIM staat voor Product Information Management en is een systeem dat wordt gebruikt voor het verzamelen, beheren en delen van productinformatie. Het belangrijkste doel van PIM is om een centrale opslagplaats te bieden voor alle product-gerelateerde informatie, waaronder productbeschrijvingen, afbeeldingen, prijzen, specificaties en meer.
PIM-oplossingen kunnen helpen bij het implementeren van een effectief data governance-framework door bedrijven te helpen bij het definiëren van standaarden voor de kwaliteit en consistentie van productdata. PIM biedt een gestructureerde manier om productinformatie te organiseren en te categoriseren, waardoor het gemakkelijker wordt om de juiste informatie te vinden en te delen.
PIM-oplossingen bieden ook geavanceerde functies voor gegevensvalidatie en -verrijking, waarmee bedrijven de kwaliteit van hun productdata kunnen verbeteren. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven die meerdere bronnen voor productinformatie hebben, zoals verschillende leveranciers en externe datafeeds.
Er zijn verschillende valkuilen waar bedrijven tegenaan kunnen lopen wanneer ze beginnen met het implementeren van een data governance-framework. Enkele van de belangrijkste zijn:
Te ambitieus beginnen: Bedrijven kunnen zichzelf overweldigen door te veel te willen bereiken in te weinig tijd. Het is belangrijk om een realistische roadmap te ontwikkelen en stap voor stap te werken aan het implementeren van data governance.
Gebrek aan betrokkenheid van belanghebbenden: Data governance vereist de betrokkenheid van verschillende belanghebbenden, waaronder IT, juridische en compliance-teams. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden op één lijn zitten en betrokken zijn bij het proces. Lees meer op de blog “Hoe stel je een data management team samen?”
Gebrek aan communicatie: Het is belangrijk om duidelijk te communiceren over het belang van data governance en de voordelen die het kan opleveren. Medewerkers moeten begrijpen waarom het belangrijk is om gegevens goed te beheren en welke rol ze daarbij kunnen spelen.
Bij het ontwikkelen van een effectief data governance framework is het belangrijk om rekening te houden met de specifieke behoeften van de organisatie en de sector waarin deze opereert. Bijvoorbeeld, organisaties in de financiële sector hebben mogelijk strengere regels voor gegevensbeheer dan organisaties in andere sectoren, vanwege de wet- en regelgeving die op hen van toepassing is.
Bedrijven moeten er ook voor zorgen dat alle belanghebbenden betrokken zijn bij de ontwikkeling en implementatie van het data governance framework. Dit omvat vaak senior management, IT-medewerkers, afdelingshoofden en gebruikers van de gegevens.
Ten slotte is het belangrijk om de prestaties van het data governance framework regelmatig te monitoren en te beoordelen om te zorgen dat het blijft voldoen aan de behoeften van de organisatie en de veranderende regelgeving.