Daily Fresh Food beheert producten slimmer met Centric PIM

Customer case, PIM

Daily Fresh Food beheert producten, gerechten en menu’s slimmer met Centric PIM

Daily Fresh Food is actief in de foodsector voor B2B-klanten in de zorg. Het bedrijf produceert en verkoopt foodproducten, maar beheert tegelijk een complexer datamodel dan alleen productinformatie.

Producten worden gekoppeld aan gerechten. Gerechten worden gekoppeld aan menu’s. Klanten baseren zich op die menu’s, maar kopen uiteindelijk de onderliggende producten aan. Daarbovenop verschilt het beschikbare assortiment per klant, waardoor producten in meerdere assortimenten kunnen voorkomen.

Om die structuur beter beheersbaar te maken, verving Daily Fresh Food het vorige PIM-systeem door Centric PIM, het vroegere Contentserv. Samen met YellowGround werd een omgeving opgezet die betere performance, meer inzicht in data en sterkere controle over de volledige context van menu tot product mogelijk maakt.

De uitdaging

Bij Daily Fresh Food draait productdata niet alleen om producten. De waarde zit vooral in de relaties tussen producten, gerechten, menu’s, assets en assortimenten.

In het vorige PIM-systeem liep die complexiteit steeds vaker vast. Vooral de vele relaties die gelegd moesten worden, zoals product in gerecht en gerecht in menu, zorgden voor problemen in de PIM-interface. Daardoor werd het moeilijker om performant te werken en datakwaliteit goed te controleren.

Concreet liep Daily Fresh Food tegen volgende pijnpunten aan:

Door de vele relaties tussen producten, gerechten en menu’s ontstonden performanceproblemen in de PIM-interface.
Datakwaliteitscontrole in de UI van de PIM werd moeilijker.
Thumbnails van gekoppelde afbeeldingen en documenten werden niet meer getoond in de PIM.
De admin van Daily Fresh Food kon zelf niet aan integraties sleutelen.

De impact was voelbaar in de dagelijkse werking. Fouten in de data werden soms pas door eindklanten gemeld. Tegelijk was er minder zicht op de data in de PIM en moest Daily Fresh Food bij configuratieaanpassingen wachten tot de implementatiepartner tijd had om te reageren.

Voor B2B-klanten in de zorg, die zich baseren op menu’s en gerechten om de juiste producten aan te kopen, is correcte en volledige data essentieel.

Daily Fresh Food had daarom nood aan een PIM-oplossing die niet alleen producten beheert, maar ook de volledige samenhang tussen producten, gerechten, menu’s en assortimenten performant en controleerbaar maakt.

Onze aanpak

Samen met YellowGround koos Daily Fresh Food voor Centric PIM. De keuze werd gemaakt omwille van de betere performance, de flexibele zoekfunctionaliteit en de mogelijkheid om basisconfiguraties eenvoudiger door een admin van Daily Fresh Food zelf te laten uitvoeren.

Ook de bestaande samenwerking speelde een rol. YellowGround kende de uitdagingen van Daily Fresh Food al goed, waardoor het traject gericht en pragmatisch kon worden aangepakt.

Migratie met gerichte verbeteringen

Het project werd grotendeels opgezet als een like-for-like migratie, aangevuld met enkele quick wins. Daardoor kon het grootste deel in een MVP worden gerealiseerd. De bedoeling was niet om alles opnieuw uit te vinden, maar om de bestaande werking vlotter, overzichtelijker en beter beheersbaar te maken.

Centric PIM werd geïntegreerd met de bestaande systemen. Data stroomt vanuit ERP-systeem Navision naar Centric PIM via SFTP-upload van XML-bestanden. Vanuit Centric PIM wordt productdata geëxporteerd naar het e-commerceplatform Intershop, ook via SFTP en XML. Assets worden via SFTP geëxporteerd naar een CDN.

Betere relaties tussen producten, gerechten en menu’s

Een belangrijk onderdeel van de implementatie was de manier waarop relaties tussen producten, gerechten en menu’s werden opgezet. Door die relaties beter te structureren, kan Daily Fresh Food vandaag eenvoudiger zoeken op verbanden die vroeger moeilijk of niet mogelijk waren. Die inzichten kunnen ook gebruikt worden in dashboards of datakwaliteitsoverzichten.

Dat is vooral belangrijk vóór de publicatie van een nieuwe menucyclus. Daily Fresh Food kan dan controleren of menu’s, gerechten en onderliggende producten correct gekoppeld zijn, zodat klanten vlot en correct kunnen bestellen.

Meer autonomie voor Daily Fresh Food

Naast performance en datakwaliteit was autonomie een belangrijk uitgangspunt. Een admin user van Daily Fresh Food configureerde zelf mee aan velden en bepaalde integraties, ondersteund door training van YellowGround. Zo ontstond een duidelijke verdeling tussen YellowGround als implementatiepartner en Daily Fresh Food als eigenaar van de dagelijkse werking.

Daily Fresh Food kan vandaag zelf nieuwe attributen uit het ERP importeren, mappen, verrijken en waar nodig opnieuw exporteren. Dat verkort de doorlooptijd voor nieuwe functionaliteiten en vermindert de afhankelijkheid van externe capaciteit.

Nauwe samenwerking tijdens de implementatie

De eerste fase werd opgezet in nauwe samenwerking tussen YellowGround en Daily Fresh Food. Vanuit YellowGround nam één functioneel consultant een groot deel van de analyse en implementatie op. Vanuit Daily Fresh Food waren een functionele admin en een technische admin betrokken, die ook zelf een deel van de configuratie uitvoerden.

Tijdens de eerste fase werkte de functioneel consultant van YellowGround wekelijks ter plaatse bij Daily Fresh Food. Omdat het project beperkt van omvang was, werd vooral ad hoc afgestemd rond de topics die op dat moment aandacht vroegen.

Resultaten & impact

Met Centric PIM beschikt Daily Fresh Food vandaag over een performantere PIM-omgeving voor complexe fooddata.

Meer zicht op data
De zichtbaarheid in de PIM is verbeterd. Relaties tussen producten, gerechten en menu’s zijn beter beheersbaar en thumbnails van gekoppelde afbeeldingen en documenten worden opnieuw getoond. Daardoor krijgen gebruikers sneller inzicht in de data waarmee ze werken.

Betere datakwaliteitscontrole
Daily Fresh Food kan datakwaliteit beter controleren over de volledige context van menu tot product. Problemen kunnen eerder worden opgespoord, voordat klanten ze tegenkomen in de bestelportal.

Betere performance in de PIM
De performance in de PIM-interface is verbeterd. Daardoor kunnen gebruikers vlotter werken met de vele relaties tussen producten, gerechten, menu’s en assortimenten.

Minder problemen in de bestelportal
Door betere datakwaliteit zijn er minder problemen in de bestelportal. Klanten kunnen zich baseren op menu’s en gerechten, met meer vertrouwen dat de onderliggende productinformatie klopt.

Meer autonomie voor admins
Admin users bij Daily Fresh Food kunnen eenvoudiger configuraties en integraties aanpassen. Dat zorgt voor snellere doorlooptijden bij aanpassingen aan het datamodel en maakt de organisatie minder afhankelijk van externe beschikbaarheid.

Klaar voor verdere uitbreiding

Daily Fresh Food richt zich nu eerst op de uitrol van de vernieuwde webshop. Daarbij wordt gebruikgemaakt van een nieuwe webclassificatie met verbeterde relatielogica in Centric PIM.

Daarna wil Daily Fresh Food producten van collega-bedrijven binnen de groep toevoegen aan het assortiment. Dankzij de nieuwe PIM-omgeving kan die uitbreiding beter worden ondersteund, met meer controle over relaties, datakwaliteit en publicatie richting digitale kanalen.

Voor Daily Fresh Food zit de waarde van Centric PIM niet alleen in betere performance. Het belangrijkste verschil zit in meer grip op een complex datamodel waarin producten, gerechten, menu’s, assets en assortimenten nauw met elkaar verbonden zijn.

Ook nood aan meer controle over complexe productdata en de relaties tussen producten, assets en digitale kanalen? YellowGround helpt je om je PIM-landschap slimmer, performanter en beter beheersbaar te maken.