ERP vs PIM – wat zijn de verschillen?

Wat is ERP?

ERP, ofwel Enterprise Resource Planning, is software die door organisaties wordt gebruikt om de dagelijkse bedrijfsprocessen te beheren. Denk aan orders, logistieke flows en distributie, HR, boekhouding/finance, supply chain operaties stock, pricing, enz. Een ERP-systeem maakt gebruik van een gemeenschappelijke set van gegevensdefinities die werken op een enkele database, die functioneert op een geïntegreerd softwareplatform.

Wat is PIM?

PIM, ofwel Product Information Management, staat voor het beheren van alle product-gerelateerde informatie. Marketing en sales hebben nauwkeurige, geschikte, consistente en volledige productinformatie nodig, die in een PIM-systeem wordt geconsolideerd. Van productspecificaties, productlevenscyclus-informatie, technische specificaties, digitale assets, rich media, product-metadata en informatie verzameld uit elke interne of externe bron of afdeling die gerelateerd is aan de organisatie. Vanuit het PIM-systeem wordt deze informatie vervolgens verspreid naar elk contactpunt met de klant. Het PIM-platform maakt het voor bedrijven mogelijk om consistenter, efficiënter en conformer te worden door middel van een naadloze stroom van betrouwbare productinformatie. Van productie via de toeleveringsketen tot de markt en uiteindelijk tot bij de klant!

ERP of PIM?

Vroeger hadden bedrijven vaak enkel een ERP-systeem, als core onderdeel van het bedrijf, dat was toen ook voldoende. Met de tijd werd dit ERP-systeem vaak verder uitgebreid, hoe uitgebreider de organisatie werd. Logistiek, prijsmanagement, warehouse management… alle transactionele zaken werden gefaciliteerd in het ERP-systeem. In een traditionele brick-and-mortar verkoopskanaal was er vaak geen noodzaak aan uitgebreide productdata beheer. Met de slag om digitalisering en de multichannel experience die klanten gewoon zijn, moeten via meer kanalen productdata worden aangeboden aan de klant. Het is dus belangrijk om productdata centraal te gaan beheren, zodat deze productdata consistent is en blijft ten aanzien van alle touchpoints waarmee jouw klant met jouw productdata in contact komt. Dan kijken we niet meer naar ERP maar naar een PIM-systeem.

Stoppen we de informatie in ERP of in PIM? Dat is vaak een vraag die pas naar voren komt wanneer ERP niet meer kan volgen. ERP is niet gemaakt op productdata te beheren. Wil je productdata in ERP gaan beheren dan moet je het ERP gaan customisen: een dure en tijdrovende oplossing die vaak ook nog eens met de nodige technische beperkingen van je ERP pakket gepaard gaat. Dit is geen toekomstgerichte oplossing, de software zal niet mee-evolueren met de vragen van de markt. Elke keer moet je een update laten ontwikkelen die past binnen jouw noden en de noden van de markt. Zelf bij zoiets klein als een extra attribuut toevoegen aan je producten, moet je een developer kost dragen. Op een bepaald moment heb je jouw ERP-systeem kapot customised. Een PIM-systeem is gebouwd om product data te beheren. Je maakt dus gebruik van de standaard features van de tool. Verandert de vraag vanuit de markt? Dan zal je PIM-systeem de oplossing aanbieden!

Wat zit er in een PIM en niet in een ERP?

Zoals we dus reeds gezegd hebben, gaat PIM echt specifiek over het beheer van productdata. Wat zit er geïntegreerd in een PIM-systeem en niet in een ERP-systeem:

• Asset management: automatisch creëren van technical data sheets en het automatisch update van technical data sheets. Denk hierbij aan foto’s, datasheets, nutriscores, installatie-gidsen…  Bijvoorbeeld: binnen ERP kan je geen installatiegids toevoegen. Deze staan dan meestal op een shared folder, waar je manueel ze moet opzoeken en downloaden. Een klant verwacht nu dat hij de installatiegids meteen kan downloaden van de website bij het product. PIM maakt dit mogelijk.
• Taxonomies en data standaarden: Elke industrie moet de markt volgen rond de data standaarden, zoals bijvoorbeeld ETIM 8. Deze wijzigen continu, je product data model moet continu up-to-date gehouden worden, dit is veel makkelijker binnen PIM. Binnen PIM jan je taxonomieën apart gaan beheren. VB: industrie zit vooral nog op ETIM 7, ook al bestaat standaard ETIM 8 ook nog en staat ETIM 9 voor de deur.
• Attribute management. Binnen een PIM kan je eenvoudig attributen aanpassen, toevoegen of verwijderen, naar de vraag van je klanten. Stel je hebt veel producten in 35  verschillende kleuren blauw: van koningsblauw tot azuur. Je wilt dat klanten makkelijk kunnen zoeken op de kleur ‘blauw’, dus je wilt graag het nieuwe attribuut “basis kleur” toevoegen aan je producten. Heb je enkel een ERP-systeem, dan is dit een complexe implementatie, moet je IT betrekken en heb je een lange doorlooptijd voor het beschikbaar zal zijn binnen je ERP-systeem. Binnen PIM is dit simpel en snel aan te passen of toe te voegen en komt hier absoluut geen development aan te pas.
• Data quality metrics voor verschillende kanalen. Dit is niet beschikbaar in ERP-systeem. Binnen PIM systeem kan je over de verschillende product divisies en verkoopkanalen heen, verschillende data kwaliteitsregels hebben. Dit kan erg van pas komen voor verkoop via marketplaces. Bol.com bijvoorbeeld stelt verschillende eisen om te mogen verkopen op het platform. Zo moeten product-image aan bepaalde kwaliteitsvoorwaarden voldoen en moeten bepaalde product-attributen ingevuld zijn. Deze kunnen verschillend zijn van de kwaliteitsvoorwaarden van je eigen e-commerce. Binnen PIM systeem kan je deze regels makkelijk toe voegen, binnen ERP is dit onmogelijk zonder het nodige maatwerk. Passen we dit toe op het voorbeeld van daarnet: het attribuut ‘basiskleur’ toevoegen. Stel dat dit een vraag is van de marketplace: een extra attribuut moet toegevoegd worden aan de productdata om te mogen verkopen. Binnen PIM kan je dit makkelijk aanpassen binnen je dashboard bekijken hoeveel producten dit attribuut missen. Binnen een ERP zal je alle data moeten exporteren naar een extern rapport, dit is veel meer handmatig werk, zo heb je veel meer kans op fouten.
• Data governance. Moet je met verschillende personen aan de product data werken, dan is dit makkelijker op te zetten in een PIM systeem dan een ERP-systeem. Je kan met verschillende teams parallel of sequentieel aan data werken en afstemmen. ERP is er niet op gericht om een workflow op te zetten, waarbij verschillende personen verschillende stukjes voor hun rekening nemen. Een PIM-systeem biedt daarnaast begeleiding voor jouw specifieke taken. Zo zal de vertaler op zijn scherm enkel links de te vertalen data zien en rechts de plaats om te vertalen. Hij zal niet alle andere informatie zien, die niet relevant is voor hem. Stel dat jij verantwoordelijk bent voor 50 ‘safety’ attributen van een technisch product, moet hij niet tussen de 1000 attributen gaan zoeken naar jouw attributen. In een PIM systeem zal je afhankelijke van je rol en het proces (de workflow) een specifiek scherm hebben, gericht op jouw taken.
• Golden record creation & different sources. Wanneer je verschillende bronnen van informatie gaat samenbrengen en van daaruit one single source of truth creëren voor jouw data. Bij een PIM systeem kan je verschillende product data bronnen bij elkaar brengen, waarbij je tracebility hebt naar de verschillende bronnen. Dit kan belangrijk zijn bijvoorbeeld voor allergenen bij voedingsproducten of safety informatie bij technische producten. Je wilt weten van waar de informatie komt. Meer weten over golden record principe, lees dan zeker de blog.
• Attribuut metadata management. Dit gaat specifiek over de informatie over de attributen. Zo wil je bijvoorbeeld meteen in het systeem zien wat dat wilt dat nu zeggen attribuut basiskleur. Wanneer je een tijdelijke kracht vraagt om aan databeheer te gaan doen, moet deze makkelijk kunnen weten welke data aanvullen per attribuut. Dit noemen we de metadata van het attribuut: wat moet er specifiek per attribuut worden ingevuld? Binnen je ERP gaat ‘basiskleur’ staan, maar geen verdere informatie. Binnen PIM kan je dit wel bewaren. Je kan niet alleen een omschrijving van het attribuut toevoegen, maar ook wie er verantwoordelijk is en naar waar het attribuut wordt verdeeld (bijvoorbeeld richting ETIM of marketplaces). Binnen PIM is deze metadata ook makkelijk te beheren en aan te passen.

Kunnen PIM en ERP samenwerken?

Jazeker! ERP en PIM systemen kunnen in perfecte harmonie samenwerken. ERP-systemen omvatten tal van informatiepunten over een onderneming, zoals logistiek, producten, klanten, beschikbaarheid van voorraad, locatie van magazijnen, en prijzen. Ze zijn gebouwd om voorraden van producten bij te houden, hun beweging binnen de organisatie totdat ze worden verkocht. Een ERP heeft een heel andere manier van kijken naar producten, namelijk op een gecommodificeerde manier, waarbij marketing en verkoop op een oppervlakkige manier worden bekeken. Marketing, aan de andere kant, zoekt voortdurend naar levendige productbeschrijvingen en beeldmateriaal om producten aantrekkelijk te maken. Het is precies deze leegte die door PIM wordt gevuld. Een PIM-systeem neemt productinformatie uit een ERP-systeem (en verschillende andere systemen) en verrijkt deze zodat ze geschikt is voor marketing en verkoop.

Business case per business case moet gekeken worden op welke vragen ERP een antwoord biedt en voor welke vragen PIM een oplossing geeft. Een goed geïmplementeerd PIM-systeem biedt de consistente datakwaliteit die onmisbaar is voor jouw veeleisende klanten bij een omni-channel experience.

Weten wat PIM voor jouw bedrijf kan betekenen?