Datacomplexiteit en -problemen

Als je merkt dat je organisatie te maken heeft met complexe en verspreide gegevens, inconsistenties en fouten in de data, kan dit een teken zijn dat het tijd is voor MDM. MDM kan helpen om een enkele, betrouwbare bron van waarheid te creëren.

1. Verspreide gegevens:

Scenario: Een bedrijf heeft meerdere afdelingen die elk hun eigen klantinformatie bijhouden. Verkoop houdt bijvoorbeeld contactgegevens bij, terwijl de klantenservice andere details bijhoudt. Dit leidt tot versnippering van klantinformatie over verschillende systemen.

Probleem: Wanneer verschillende afdelingen verschillende versies van klantgegevens hebben, ontstaan inconsistenties. Bijvoorbeeld, de klantnaam kan op de verkoopafdeling anders gespeld zijn dan op de klantenserviceafdeling.

MDM-oplossing: MDM zou helpen door één centrale hub te creëren waarin alle klantinformatie wordt beheerd. Deze hub zou als de enige bron van waarheid fungeren, waardoor inconsistenties worden verminderd en nauwkeurigere, uniforme gegevens beschikbaar zijn voor alle afdelingen.

2. Inconsistenties in gegevens:

Scenario: Een bedrijf gebruikt verschillende systemen voor het bijhouden van productinformatie. In het ene systeem wordt de kleur van een product bijgewerkt, maar in een ander systeem blijft de oude kleur bestaan.

Probleem: Wanneer inconsistente productinformatie wordt gebruikt, kan dit leiden tot foutieve besluitvorming en slechtere klanttevredenheid.

MDM-oplossing: MDM zou de consistente vastlegging van productinformatie in één geïntegreerd systeem mogelijk maken. Wijzigingen in productinformatie zouden automatisch worden bijgewerkt in de centrale databron, wat resulteert in nauwkeurige en consistente informatie in alle bedrijfstoepassingen.

3. Fouten in de gegevens:

Scenario: Een bedrijf verzamelt klantinformatie via meerdere kanalen, zoals online formulieren, in de winkel en via telefonische gesprekken. Er zijn inconsistenties en fouten in de manier waarop gegevens worden ingevoerd.

Probleem: Fouten in klantinformatie, zoals verkeerd gespelde namen of onjuiste adresinformatie, kunnen leiden tot problemen bij het afleveren van producten, communicatieproblemen en klantverlies.

MDM-oplossing: MDM zou helpen bij het vaststellen van consistente datavastleggingsregels en validaties, waardoor de nauwkeurigheid van klantgegevens wordt verbeterd. Hierdoor kan de organisatie vertrouwen op betrouwbare klantinformatie voor operationele processen.

Organisatorische groei

 Bij toenemende omvang en complexiteit van de organisatie groeit vaak ook de behoefte aan effectief gegevensbeheer. MDM kan helpen om gegevensconsistentie te handhaven, vooral als er meerdere afdelingen of bedrijfseenheden zijn.

1. Toename van afdelingen en bedrijfseenheden

Scenario: Een bedrijf groeit en opent nieuwe filialen of afdelingen. Elke afdeling heeft zijn eigen systemen voor het beheren van productgegevens en andere relevante data.

Probleem: Met de groei van het aantal afdelingen ontstaat er een verscheidenheid aan systemen en processen voor gegevensbeheer. Dit kan leiden tot inconsistenties, dubbelwerk, en moeilijkheden bij het creëren van een holistisch beeld van klanten en bedrijfsactiviteiten.

MDM-oplossing: MDM kan fungeren als een centrale coördinator voor alle gegevens, ongeacht het aantal afdelingen. Het maakt een gestandaardiseerde aanpak mogelijk voor het beheer van gegevens, waardoor alle afdelingen toegang hebben tot en werken met uniforme en consistente informatie.

2. Complexiteit van bedrijfsprocessen

Scenario: Met de groei van de organisatie worden bedrijfsprocessen complexer en zijn er meer gegevensuitwisselingen tussen afdelingen en systemen.

Probleem: Toegenomen complexiteit kan leiden tot moeilijkheden bij het synchroniseren van gegevens tussen verschillende systemen. Dit kan resulteren in fouten, vertragingen en een gebrek aan coördinatie tussen afdelingen.

MDM-oplossing: MDM kan zorgen voor een naadloze integratie van gegevens tussen verschillende bedrijfsonderdelen en systemen. Het biedt een gecentraliseerde hub waar gegevens worden geharmoniseerd en gesynchroniseerd, waardoor de complexiteit van gegevensuitwisseling wordt verminderd.

3. Noodzaak van uniforme rapportage

Scenario: Met de groei van de organisatie neemt de vraag naar consistente en uniforme rapportage toe. Verschillende afdelingen gebruiken mogelijk verschillende definities en bronnen voor hun rapporten.

Probleem: Zonder een uniforme benadering van gegevens kan het moeilijk zijn om betrouwbare rapporten te genereren die een nauwkeurig beeld van de prestaties van de organisatie weergeven.

MDM-oplossing: MDM kan bijdragen aan de creatie van consistente definities en bronnen voor rapportage. Dit zorgt ervoor dat alle rapporten gebaseerd zijn op dezelfde betrouwbare gegevens, waardoor besluitvormers een eenduidig en holistisch beeld van de organisatie krijgen.

In het geval van organisatorische groei biedt MDM een structuur om de toename van gegevenscomplexiteit aan te pakken, waardoor organisaties beter kunnen omgaan met de uitdagingen die ontstaan ​​door de diversiteit van afdelingen, systemen en bedrijfsprocessen. Het stelt organisaties in staat om gegevensconsistentie te handhaven en te profiteren van gestandaardiseerd gegevensbeheer, ongeacht hun omvang of complexiteit.

Andere mogelijke redenen om met MDM te starten

IT-infrastructuur: Zorg ervoor dat je IT-infrastructuur klaar is voor MDM-implementatie. Als je bijvoorbeeld bezig bent met het upgraden van systemen of het implementeren van nieuwe software, kan dit een goed moment zijn om MDM te overwegen. Organisaties staan voor uitdagingen bij systeemupgrades, implementatie van nieuwe software en cloudmigratie. Tijdens systeemupgrades is het cruciaal om dataverlies en inconsistenties te voorkomen. Hier kan Master Data Management (MDM) een integrale rol spelen door een gestructureerde aanpak te bieden voor een naadloze overgang van gegevens, waarbij continuïteit van gegevensintegriteit wordt gewaarborgd. Bij de implementatie van nieuwe software is MDM van belang om een solide basis van hoogwaardige gegevens te creëren, waardoor de effectiviteit van de nieuwe oplossing wordt vergroot. Tijdens cloudmigratie fungeert MDM als een brug tussen lokale systemen en de cloud, waardoor gegevensconsistentie behouden blijft. In deze situaties dient MDM als een kritische component, waarmee organisaties goed voorbereid zijn op veranderingen en risico’s verminderen tijdens overgangsperioden.

Bedrijfsstrategie: Als Master Data Management past bij de bredere bedrijfsstrategie en doelstellingen, kan dit een sterke motivator zijn om ermee te beginnen. Bijvoorbeeld, als het vergroten van de datakwaliteit en het verbeteren van besluitvormingsprocessen prioriteiten zijn.

Dataregelgeving: Organisaties die moeten voldoen aan strikte dataregelgeving, zoals de GDPR, kunnen aanzienlijke uitdagingen ondervinden bij het transparant, veilig en wettig verwerken en beschermen van persoonlijke gegevens. Versnipperde gegevens en inconsistente registraties vergroten het risico op schendingen en boetes. MDM biedt een gestructureerde oplossing voor deze uitdagingen. Het creëert een centrale bron van waarheid voor gevoelige gegevens, zoals persoonsgegevens, en waarborgt zo consistentie en nauwkeurigheid. MDM faciliteert de identificatie en classificatie van persoonsgegevens, beheert toegangsrechten, en zorgt voor traceerbaarheid gedurende de gegevenslevenscyclus. Door de integriteit van gegevens te waarborgen, minimaliseert MDM risico’s op ongeautoriseerde toegang en datalekken, wat bijdraagt aan het voldoen aan de beveiligingsvereisten van dataregelgeving.

In essentie fungeert MDM als een waardevol instrument om niet alleen te voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook om het vertrouwen van klanten en belanghebbenden op te bouwen door de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen.

Conclusie: wanneer moet je MDM overwegen?

Het starten met Master Data Management (MDM) is een strategische beslissing die afhangt van verschillende factoren. Hier zijn de belangrijkste overwegingen:

1. Datacomplexiteit en -problemen:
   1. Als je organisatie kampt met versnipperde gegevens, inconsistenties en fouten, is MDM relevant.
   2. MDM creëert een centrale bron van waarheid, vermindert inconsistenties en zorgt voor nauwkeurige, uniforme gegevens.
2. Organisatorische groei:
   1. Bij toenemende omvang en complexiteit van de organisatie groeit de behoefte aan effectief gegevensbeheer.
   2. MDM handhaaft gegevensconsistentie, vooral bij meerdere afdelingen of bedrijfseenheden.
3. Andere mogelijke redenen:
   1. IT-infrastructuur: Overweeg MDM tijdens systeemupgrades of nieuwe software-implementaties voor naadloze gegevensovergang.
   2. Bedrijfsstrategie: MDM kan een sterke motivator zijn als het aansluit bij bredere bedrijfsdoelstellingen.
   3. Dataregelgeving: MDM biedt een gestructureerde aanpak om te voldoen aan strikte regelgeving, zoals GDPR.

In wezen fungeert MDM als een waardevol instrument om de uitdagingen van gegevensbeheer aan te pakken en tegelijkertijd te voldoen aan wet- en regelgeving. Het bouwt vertrouwen op door de bescherming van persoonsgegevens te waarborgen, waardoor organisaties beter zijn voorbereid op groei, technologische veranderingen en naleving van regelgeving.

Starten met MDM (Master Data Management)? Neem contact op en boek een vrijblijvende demo!