De klant

Deze klant is een wereldspeler op vlak van de veredeling en vermeerdering van siergewassen. Ze hebben een indrukwekkend portfolio met een grote variatie aan planten: gaande van snijbloemen, over potplanten tot bloembollen en -knollen. Ze zetten hard in op research en development om tot betere gewassen te komen qua kleur, geur, vorm, groeiwijze en weerstand tegen ziekten. Internationaal leveren ze hun gewassen aan telers, groothandels en retailers.

Het project

Noden van de klant

De klant had al uitgebreide productcatalogi, maar er was nood aan één enkele bron van waarheid – Master Data – om de operationele gegevensprocessen te optimaliseren. Daarnaast wilden ze de klantinteractie verbeteren om hun klanten een nog betere dienstverlening te bieden.

De uitdaging die ze bij de data-invoer hadden, was dat collega’s elkaars product data konden overschrijven. Lees: dubbel werk. Dit issue moest getackeld worden. Daarnaast was er één medewerker verantwoordelijk om, via Excel-lijsten, de data in te voeren in het ERP-systeem. Ook dat was geen optimale werkwijze.

Door de tweeledige uitdaging besloten we het project in twee fasen te laten verlopen:

• Fase 1: Master data implementeren en security issues oplossen
• Fase 2: Data-invoer in het ERP-systeem optimaliseren

Fase 1 hebben we ondertussen succesvol afgerond, aan fase 2 zijn we volop bezig.

Approach

Voordat we aan het project startten, werkte de klant met een Sharepoint systeem om alle marketing gerelateerde data bij te houden. Om dit systeem te vervangen stelden we een Stibo STEP-systeem voor met meer functionaliteiten dan een eenvoudige PIM-oplossing (Product Informatie Management). Dit was nodig, omdat ze werken met complexe data.

Zo was er bijvoorbeeld, naast de productinformatie, veel supporting data. Dit is ondersteunende data die meer inzicht verschaft in het product en dus relevant is om mee in het systeem op te nemen, maar niet meteen bijdraagt aan het verkoopbare eindproduct. Met het nieuw geïmplementeerde systeem blijft hun ERP de master voor heel wat supporting data, zoals bijvoorbeeld productvormen, soorten, teeltschema’s, leveranciers … Maar we hebben ervoor gezorgd dat die ondersteunende data ook naar het Stibo STEP-systeem wordt gestuurd. De data die door het PIM-systeem wordt geïnitieerd, daar wordt het PIM-systeem de master van. Dit bedraagt voornamelijk data over het product zelf, dus het verkoopbare niveau.

Doordat het een internationaal bedrijf is, is de productlocatie-data belangrijk in hun systemen. Ze opereren over diverse regio’s met telkens regional managers die aan hun deel van de data moeten geraken. Met een Stibo STEP-systeem kunnen rechten beter beheerd worden over wie toegang heeft tot welke gegevens. Zo beschikt iedereen over de globale data, maar wanneer de gegevens regionaal afwijken, kunnen de regional managers dit zo invoeren in het systeem. Zo losten we niet enkel het security issue op, maar verhoogden we ook de datakwaliteit.

Een andere complexiteit van de data was dat er heel erg veel niveaus van data zijn in hun business. Wanneer je naar het verkoopbare product kijkt, zijn er meestal meerdere varianten waarin je de plant kan aanschaffen. Bij andere klanten van YellowGround staat het variety niveau vaak gelijk aan het verkoopbare product, maar hier zijn we dus twee niveaus dieper moeten duiken. Dit omdat er op bepaalde bloemen en planten grote regionale verschillen zitten, die een effect hebben op levering en productverpakking die zo essentieel zijn dat ze onderdeel uitmaken van het product. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat hyacinten die in Guatemala gekweekt worden, enkel verkocht worden op de Amerikaanse markt, en hyacinten voor de Europese markt enkel uit Afrika komen. Sommige bloemen worden commercieel verkocht in Amerika en in Europe niet. Dat geeft dan weer de complexiteit dat die dan ook een verschillende product lifecycle zullen hebben en een andere manier van verpakken. Dit alles heeft er toe geleid dat we gekozen hebben om twee niveau’s dieper te gaan op variety niveau.

Voordelen van de PIM-implementatie

Een voordeel van het Stibo STEP-systeem is dat business users nu ook zelf hun data in het systeem kunnen invoeren op een afgebakende wijze. In het PIM-systeem zijn regels geïncorporeerd met betrekking tot de gegevensvalidatie. Lees: de ingevoerde data moeten voldoen aan vooraf vastgestelde normen en regels. Bijvoorbeeld formaatvalidatie: gegevens moeten ingevoerd worden volgens een bepaald formaat om als geldig te worden aanvaard. Of een waarderingsvalidatie. Stel dat je een typo maakt bij het invoeren van een specifiek land, zal het systeem aangeven dat dit een onbestaand land is.

Challenges / uitdagingen

Nu de eerste fase van het project live staat, kunnen business users zelf hun data ingeven in het systeem. Voor de werkwijzen binnen de onderneming betekent dit dus een change management traject. Door de hulp van de experten van Yellowground en verschillende trainingssessies slaagden we er in om de kleine weerstand bij de medewerkers om te buigen naar een positief verhaal.

Resultaat

Hun voormalige PIM-systeem kunnen we beginnen uitfaseren. Het nieuwe systeem heeft niet meer te kampen met security issues en er zijn heel wat validaties ingebouwd. Dit zijn grote bonussen. We zijn daarnaast volop bezig met fase twee van het project: het configureren van het datagedeelte dat naar de ERP wordt gestuurd.

Benieuwd hoe we jouw dataflows kunnen optimaliseren? Neem contact op met onze experten, zij helpen je met plezier verder.