Productinformatiemanagement (PIM) speelt een cruciale rol in de technische sector, waar nauwkeurige en up-to-date productinformatie essentieel is. Het implementeren van een PIM-systeem kan een waardevolle investering zijn, maar het is belangrijk om de return on investment (ROI) zorgvuldig te evalueren. In deze blogpost richten we ons op het opbouwen van een business case en het berekenen van de ROI van je PIM in de technische sector.
Hoe bereken je de ROI van je PIM in de technische sector?
Stap 1: Identificeer de doelstellingen
Voordat je de ROI van je PIM kunt berekenen, is het belangrijk om duidelijke doelstellingen te identificeren. Stel jezelf de volgende vragen: Wat zijn de specifieke doelen die je wilt bereiken met het implementeren van een PIM-systeem? Bijvoorbeeld: het verbeteren van de operationele efficiëntie, het verhogen van de productiviteit, het verkorten van de time-to-market, het verlagen van de foutenmarge, enzovoort. Hoe dragen deze doelen bij aan de algehele bedrijfsstrategie en het succes van het bedrijf? Door duidelijke doelen te stellen, kun je later de impact van je PIM-investering meten en de ROI nauwkeurig berekenen.
Stap 2: Verzamel gegevens
Om de ROI van je PIM te berekenen, moet je de juiste gegevens verzamelen. Praat met je werknemers binnen de verschillende teams en leg alle elementen bij elkaar. Denk aan de volgende aspecten:
Kosten: Identificeer alle kosten die verband houden met de implementatie en het gebruik van het PIM-systeem. Dit omvat licenties, implementatiekosten, training en onboarding, onderhoud en de operationele kost na de implementatie, denk hierbij aan nieuwe business requirements na de livegang.
Tijdsbesparingen: Schat in hoeveel tijd er wordt bespaard bij het zoeken naar en beheren van productinformatie. Praat met medewerkers om een beter inzicht te krijgen in hoeveel tijd er voorheen werd besteed en hoeveel tijd er wordt bespaard na de implementatie van het PIM-systeem.
Productiviteit: Analyseer de verbetering in de productiviteit van medewerkers door het verminderen van dubbel werk, het automatiseren van taken en het verkorten van doorlooptijden. Vaak leidt de introductie van een PIM systeem tot een efficiëntere inzet van je werknemers. Niet alleen zullen ze hun taken efficiënter kunnen uitvoeren daarnaast kunnen ze de tijd die vrijkomt hierdoor besteden aan andere taken zoals bijvoorbeeld het klantencontact wat op zijn beurt weer kan leiden tot (indirecte) hogere verkoopscijfers.
Foutenreductie: Schat in hoeveel kosten er worden bespaard door het verminderen van fouten in productinformatie, zoals verkeerde specificaties, prijzen of afbeeldingen. Al deze fouten kunnen leiden tot torenhoge boetes als je de verplichte informatie (opgelegd door overheden) verkeerd of niet deelt met de eindconsumenten.
Stap 3: Bereken de ROI
Nu je de benodigde gegevens hebt verzameld, kun je de ROI van je PIM bepalen. Hier zijn een paar belangrijke punten om op te merken:
Bespaarde kosten: Dit omvat de kostenbesparingen door operationele efficiëntie, foutenreductie en tijdsbesparing. Zorg ervoor dat je de juiste gegevens en schattingen gebruikt.
Snellere time to market: Met een PIM-systeem kunnen productgegevens sneller en nauwkeuriger worden bijgewerkt en gedeeld tussen teams, waardoor de time-to-market wordt verkort. Stel dat een nieuw product voorheen gemiddeld 4 weken nodig had om op de markt te komen en met een PIM-systeem kan dit worden teruggebracht tot 2 weken. Je kunt de verkorte doorlooptijd vermenigvuldigen met de verwachte omzet van het product om de potentiële omzetstijging te berekenen.
Verhoogde omzet: Schat de toename van de omzet als gevolg van verbeterde productinformatie, snellere time-to-market, betere klanttevredenheid en andere relevante factoren.
Stap 4: Vergeet de kwalitatieve aspecten niet
Naast de kwantitatieve aspecten van ROI zijn er ook kwalitatieve aspecten die moeten worden meegenomen. Denk aan zaken zoals verbeterde klanttevredenheid, betere concurrentiepositie, versterking van het merkimago en meer.
Je kunt marktonderzoek doen om te beoordelen hoe je bedrijf zich verhoudt tot concurrenten op het gebied van productinformatie en klanttevredenheid. Als je merkt dat je concurrentievoordeel kan behaald worden na de implementatie van het PIM-systeem, kan dit worden meegenomen bij de berekening.
Je kunt bijvoorbeeld klanttevredenheidsonderzoeken uitvoeren om de tevredenheidsscores voor de implementatie van het PIM-systeem te bekijken. Welke informatie kan je hierop opmaken? Als je een stijging in de klanttevredenheid kunt vaststellen na de implementatie van het PIM-systeem, kun je dit kwalitatieve aspect in overweging nemen bij het bepalen van de ROI.
| Elementen | Overwegingen | Wat bekijken bij de ROI-bepaling? |
| Kosten van het PIM-systeem | Inclusief aanschaf, implementatie en onderhoudskosten | Kostenvergelijking voor en na implementatie |
| Reductie van fouten | Vermindering van foutieve productinformatie en retourzendingen | Analyse van retourzendingen, klachten en herwerking. |
| Tijdsbesparing | Minder tijd besteed aan het zoeken naar en beheren van data | Analyse van tijdsbesparingen bij dataverwerking en -beheer. Praat met je medewerkers. |
| Efficiëntieverbeteringen | Snellere productlanceringen, betere samenwerking tussen teams | Analyse van tijdsbesparingen, verbeterde projectplanning en processen. |
| Verhoogde omzet | Betere productpresentatie en klantgerichte informatie | Analyse van omzetstijging, verhoogde verkoopvolumes. |
| Kostenbesparingen | Minder dubbel werk, geoptimaliseerde interne processen | Analyse van kostenbesparingen, eliminatie van inefficiënties. |
| Klanttevredenheid | Verbeterde klantervaring door consistente en accurate data | Klanttevredenheidsonderzoeken, klantbehoudsanalyse. |
| Concurrentievoordeel | Betere concurrentiepositie door snellere en betere informatie | Concurrentieanalyse, marktaandeelvergroting. |
| Schaalbaarheid | Mogelijkheid om meer producten en kanalen toe te voegen | Analyse van groeipotentieel, schaalbaarheid van het systeem |
| Data-integratie | Integratie met andere systemen voor gegevensuitwisseling | Evaluatie van gegevensstroomintegratie en gegevenskwaliteit |
Het berekenen van de ROI van je PIM in de technische sector is een belangrijk proces om de waarde van je investering te beoordelen. Door duidelijke doelstellingen vast te stellen, relevante gegevens te verzamelen en de juiste informatie te gebruiken, kun je een schatting maken van de ROI. Maar vergeet niet om zowel de kwantitatieve als kwalitatieve aspecten van de ROI te overwegen, aangezien PIM niet alleen financiële voordelen oplevert, maar ook een bredere impact kan hebben op je volledige bedrijfsprestaties die vaak niet meetbaar is.