Lecot is een toonaangevende Belgische leverancier van gereedschappen, bevestigingsmaterialen en bouwbeslag. Met een breed assortiment aan producten en een sterke focus op service en innovatie helpt Lecot professionals in de bouw- en installatiesector om efficiënter te werken.

Om hun groeiende productinformatiebeheer te optimaliseren en te moderniseren, koos Lecot voor een samenwerking met YellowGround en de implementatie van Stibo Systems STEP als hun nieuwe Master Data Management (MDM) oplossing.

De uitdaging

Lecot had al jaren ervaring met productdatabeheer en beschikte reeds over een PIM-applicatie. In 2022 werd echter duidelijk dat deze applicatie het einde van zijn levenscyclus had bereikt. Dit vormde niet alleen een noodzaak om een nieuw systeem te implementeren, maar ook een kans om MDM een fundamentele pijler te maken in hun digitale transformatie. Het nieuwe systeem moest niet alleen data beheren, maar ook bijdragen aan de kernwaarden van Lecot.

Belangrijke doelstellingen voor MDM waren:

Efficiëntere go-to-market met nieuwe producten
Lecot staat bekend om zijn klantgerichte aanpak en de mogelijkheid om snel oplossingen te bieden. Het uitbreiden van het assortiment moest echter hand in hand gaan met datakwaliteit en een doordachte productstrategie.

Kennisdeling via digitale platformen
De specialistische productkennis binnen Lecot moest niet alleen fysiek, maar ook digitaal beschikbaar worden gemaakt voor klanten.

Flexibiliteit en structuur
De bouw- en installatiewereld evolueert snel. Dit vereist een datamodel dat flexibel en onderhoudbaar is, zodat nieuwe productinformatie eenvoudig kan worden geïntegreerd.

Voorbereiding op de duurzaamheidstransitie
Transparantie over producten en processen wordt steeds belangrijker, inclusief Europese regelgeving zoals CSRD en het Digital Product Passport.

Verbeterde datakwaliteit
Met een breed assortiment is consistente en nauwkeurige productdata een uitdaging, maar essentieel voor een goede klantervaring.

Onze aanpak

Samen met Lecot werkten we aan een gestructureerde implementatie van Stibo STEP. In plaats van direct te focussen op marketinggerichte productverrijking, lag de prioriteit bij het maximaliseren van de ROI van MDM en een efficiënte doorlooptijd van acht maanden.

Productonboarding

Een belangrijke eerste stap was het implementeren van een proces voor productonboarding. Dit proces omvatte de volledige lifecycle van een nieuw product – van aanvraag tot een finaal bestelbaar product in het ERP-systeem. Hierbij kwamen enkele uitdagingen naar voren.

Ten eerste kon iedereen binnen de organisatie nieuwe producten aanvragen of informatie opvragen, wat een groot aantal verzoeken met zich meebracht. Efficiëntie en zichtbaarheid in doorlooptijden waren daarom cruciaal. Daarnaast was het belangrijk om vervuiling in het ERP-systeem te voorkomen door validatiestappen in het MDM-proces op te nemen. Tot slot werd een naadloze integratie met het ERP via middleware gerealiseerd, zodat gegevens in beide richtingen correct en actueel bleven.

Vendor catalogusstrategie

Naast productonboarding werd een vendor catalogusstrategie opgezet. Hiermee kan Lecot de volledige catalogus van leveranciers beheren zonder directe impact op de rest van de organisatie.

Op lange termijn biedt dit mogelijkheden om meer verantwoordelijkheid bij leveranciers zelf te leggen. Het model werd zo ontworpen dat leveranciersdata losstaat van de interne productdata van Lecot. Toch blijven dataveranderingen transparant en gestructureerd inzichtelijk binnen het systeem.

Bovendien wordt bij het onboarden van nieuwe Lecot-producten automatisch beschikbare leveranciersinformatie meegenomen, wat het creatie- en verrijkingsproces aanzienlijk versnelt.

De tweede fase: focus op productdata verrijking

Na de succesvolle afronding van de eerste fase verschoof de focus in fase twee naar productdataverrijking, essentieel voor klantgerichte toepassingen. Binnen een doorlooptijd van vijf maanden werden verschillende functionaliteiten uitgerold, waaronder:

ETIM-classificatiebeheer: hierdoor kon Lecot een uitgebreide, gestandaardiseerde productclassificatie toepassen naast de interne structuur. De ETIM-attributen vormen nu de basis van de productdata en verbeteren de digitale klantervaring.

EAN-management: het beheer van eigen en leveranciers EAN-codes, opvolgers en aangekochte EAN-codes werd vereenvoudigd en gestroomlijnd.

Digital Asset Management: naast afbeeldingen zoals packshots en moodshots werd ook technische documentatie, zoals veiligheidsbladen en installatiehandleidingen, geïntegreerd.

Integratie met e-commerce: via middleware en een CDN werd productinformatie direct gekoppeld aan de e-commerceplatformen.

Door ETIM als standaard te hanteren, werd het volledige datamodel toekomstbestendig. Dit leidde tot meer consistentie, betere productvindbaarheid en een efficiënter onboardingproces voor leveranciers.

Daarnaast zorgde de adoptie van ETIM ervoor dat Lecot geen eigen datamodel meer hoefde te beheren, wat aanzienlijke tijd- en kostenbesparingen opleverde.

De toekomst

Hoewel Stibo STEP al aanzienlijke verbeteringen heeft opgeleverd, blijft Lecot samen met YellowGround kijken naar verdere optimalisaties. Op de roadmap staan onder andere:

• Centralisatie van databeheer over verschillende Lecot-organisaties
• Generatie van documenten en integratie met Adobe InDesign
• AI-gebaseerde marketingcontentgeneratie
• Een leveranciersportaal voor directe data-aanlevering
• Gebruik van industriestandaard bestandsformaten, zoals BMECat
• Aansluiting op datapools, zoals InstallData en 2BA
• Uitbreiding naar andere masterdata-domeinen, zoals logistiek en klantgegevens

Een nieuwe standaard in databeheer

Dankzij de samenwerking met YellowGround heeft Lecot een sterke basis gelegd voor toekomstig productdatabeheer. De implementatie van duidelijke workflows zorgde niet alleen voor beter inzicht in de status van producten, maar verbeterde ook de datakwaliteit en operationele efficiëntie aanzienlijk.

Zoals Charlotte Dermaut, Master Data Manager bij Lecot, het verwoordt:

De keuze voor een MDM-oplossing heeft ons doen stilstaan bij onze huidige processen. Dit bood de opportuniteit om deze future-proof te maken, in lijn met de doelstellingen van Lecot. Het heeft inzichten gebracht en is tegelijk een veranderingstraject.

Met deze implementatie staat Lecot sterker dan ooit in het nemen van data-gedreven beslissingen en het optimaal bedienen van klanten. De transformatie is niet voltooid, maar de eerste stappen naar een toekomstbestendig databeheer zijn succesvol gezet.

Op zoek naar een MDM-systeem voor jouw organisatie? Neem contact met ons op en we denken graag met je mee over een oplossing die naadloos aansluit bij jouw behoeften en ambities.